「了解しました」と「承知しました」の違いとは？正しい使い分け方とビジネスメール例文集

ビジネスメールや職場でのやり取りでよく使う「了解しました」と「承知しました」。
どちらも「わかりました」という意味に見えますが、実は使う相手や場面によって印象が大きく変わる表現です。

たとえば上司からの指示に対して「了解しました」と返信すると、「少し軽いな」「敬意が足りない」と感じられることも。
一方で、同僚同士のやり取りで「承知しました」を使うと、逆に堅苦しく感じられる場合もあります。

このように、どちらも正しい日本語でありながら、「誰に」「どんな場面で」使うかがとても重要です。
この記事では、「了解しました」と「承知しました」の正しい意味の違い、敬語としての位置づけ、ビジネスメールでの自然な使い方まで、具体例を交えて解説します。
最後まで読むと、どんな相手にも失礼にならない“言葉の選び方”が身につくでしょう。

「了解しました」「承知しました」とは？意味の基本
「了解しました」と「承知しました」の違い
「了解しました」は失礼になる？正しい使い方と注意点
「承知しました」の正しい使い方
ビジネスメールでの使い分け例文集
状況別で見る「了解」と「承知」の使い分け表
よくある質問（FAQ）
まとめ

「了解しました」「承知しました」とは？意味の基本

「了解しました」の意味と語源

「了解しました」は、「事情を理解して納得した」という意味の言葉です。
本来の「了解」は「理解」と近い言葉で、相手の説明や指示を把握した・理解したというニュアンスを持ちます。

もともとは軍隊や通信の世界で「命令を理解した」という意味で使われていた経緯もあり、少し命令的・即応的な印象を与えることがあります。
そのため、上司や取引先など目上の相手に使うと、

「わかりました（＝了解）」＝対等な関係で使う表現
と受け取られ、軽く感じられてしまうことがあるのです。

とはいえ、「了解しました」自体が間違いではなく、同僚や後輩などフラットな関係で使うには自然で便利な表現です。

「承知しました」の意味とニュアンス

一方で「承知しました」は、「内容を理解した上で受け入れました」という意味を持ちます。
「承知」には「引き受ける・受け止める」という要素があり、単なる理解だけでなく、相手の指示を敬意をもって受け入れるという姿勢を表します。

そのため、上司や取引先など目上の人に対しては「承知しました」を使うのが最も丁寧です。
たとえば、

「ご指示の件、承知しました。」
「資料の件、承知いたしました。対応を進めます。」

といった使い方をすれば、ビジネスマナーとして非常に自然で好印象です。

「了解しました」と比べると、謙譲の意識が強く、より丁寧で柔らかい印象になります。

「わかりました」との違い

どちらの表現も「わかりました」と置き換え可能に見えますが、敬語としてのレベルには明確な差があります。

表現	敬意レベル	主な使用シーン
わかりました	普通（カジュアル）	同僚・日常会話
了解しました	丁寧（やや対等）	社内・チーム内
承知しました	丁寧＋敬意あり	上司・取引先・目上

つまり、「了解しました」は「わかりました」を少し丁寧にした表現、
「承知しました」は「わかりました」を目上向けに格上げした表現と考えると理解しやすいでしょう。

「了解しました」と「承知しました」の違い

使う相手による使い分け

「了解しました」と「承知しました」は、使う相手の立場によって使い分けるのが基本です。

相手	適した表現	理由
上司・取引先など目上の人	承知しました	敬意を込めた謙譲的な言い方
同僚・後輩など対等な関係	了解しました	カジュアルでフラットな言葉
顧客対応・フォーマルなメール	承知しました	社外向けとして安全・丁寧
社内チャット・口頭での短文	了解しました	迅速で自然な印象

たとえば上司から「会議資料を明日までに送って」と言われた場合、

「承知しました」→ 丁寧で信頼感のある返答
「了解しました」→ ややフラットでカジュアル

というように、使う相手によって印象が変わります。
迷ったときは「承知しました」を選べば失礼になりません。

言葉に含まれる敬意のレベル

「承知しました」は、相手を立てる謙譲の意識を含んでいます。
一方、「了解しました」は「相手と自分が対等な関係」という前提で使われることが多く、上下関係を感じさせない言葉です。

つまり、どちらが丁寧かといえば、

「承知しました」＞「了解しました」

になります。

特にビジネスの世界では、「敬意を欠いた」と思われることがマイナスにつながることもあるため、
取引先や上司に対しては「承知しました」一択と覚えておくのが安全です。

ビジネスメールでは「承知しました」が安全

メールやチャットなど、書き言葉では口頭よりも印象が伝わりやすいため、少し丁寧すぎるくらいでちょうど良いとされています。
そのため、ビジネスメールでは次のような使い分けが理想です。

正しい例：

「ご依頼の件、承知しました。明日中にお送りいたします。」
「ご指示の内容、承知いたしました。対応を進めます。」

避けた方がよい例：

「了解しました。対応します。」（やや軽い印象）
「了解です。」（カジュアルすぎ、社外では不適切）

また、社内のチャットや口頭では「了解しました」でも問題ありませんが、
メールでは書き手の印象を左右する要素になるため、特に外部向けでは「承知しました」を優先しましょう。

「了解しました」は失礼になる？正しい使い方と注意点

上司や取引先に使うのは避けるべき理由

「了解しました」は意味としては正しいものの、相手によっては失礼に聞こえる場合があります。
その理由は、「了解」が本来“命令を受けて理解する”というニュアンスを含むためです。

たとえば、上司からの指示に対して

「了解しました。」

と返すと、相手によっては「命令を承知した」という上から目線の印象を持たれてしまうことがあります。

特に取引先や顧客に対して使うと、
「軽い」「フランクすぎる」「敬意が足りない」と感じられるリスクがあるため注意が必要です。
そのため、社外のメールや目上の人への返信には、より丁寧な「承知しました」や「かしこまりました」を使うのが無難です。

使っても問題ない場面

とはいえ、「了解しました」がすべての場面でNGというわけではありません。
フラットな関係やチーム内のやり取りでは、むしろ自然でスムーズな返答になります。

たとえば、同僚や後輩からのメッセージに対して、

「了解しました、ありがとうございます！」
「その件、了解しました。進めておきますね。」

などと返すのは自然で、柔らかい印象を与えます。

つまり、「了解しました」は社内や親しい相手との間で使う言葉として位置づけておくとよいでしょう。
フォーマルな場面でなければ、十分に丁寧で感じの良い表現です。

「了解です」「りょーかい」など略語はNG

最近ではビジネスチャットやSNSなどで「了解です」「りょーかい」「り」などの略語もよく見かけますが、
ビジネスメールや正式なやり取りでは避けるべき表現です。

「了解です」→ カジュアルすぎて社外向けには不適切
「りょーかい」「り」→ 完全にくだけた口語で、ビジネス敬語としては失礼

社内チャットで上司や同僚との軽いやり取りなら問題ありませんが、
社外や正式文書では、「承知しました」「確認いたしました」などに置き換えるのが適切です。

このように、「了解しました」は使う相手とシーンを選べば便利な言葉ですが、
敬意を伝えたい場面では「承知しました」を選ぶのが基本ルールです。

「承知しました」の正しい使い方

「理解＋受諾」の意味をもつ丁寧な表現

「承知しました」は、単に「理解しました」という意味にとどまらず、
相手の言葉を受け止め、責任をもって対応するという姿勢を表す表現です。

たとえば、上司や取引先からの依頼・指示に対して「承知しました」と返すと、
「内容を理解し、引き受ける意志があります」という丁寧で前向きな印象になります。

また、「承知」はもともと「承る（うけたまわる）」と同じ語源で、
謙譲の意味を含んでいるため、目上の人に対して使っても失礼になりません。
この点が「了解しました」との最も大きな違いです。

上司・取引先への返信に最適

ビジネスの場では、上司や取引先への返答に「承知しました」を使うことで、
礼儀正しく・信頼感のある印象を与えることができます。

たとえば以下のような文例が自然です。

例文：

「ご連絡いただいた件、承知しました。明日までに対応いたします。」
「ご指示の内容、承知いたしました。手配を進めます。」
「ご依頼ありがとうございます。承知いたしました。完了次第ご報告いたします。」

これらはすべて、「理解しました」よりも一段丁寧で、
「相手の言葉をしっかり受け止めています」という誠実な印象を与えます。

「承知いたしました」と「承りました」の違い

似た言葉に「承りました（うけたまわりました）」がありますが、
両者には次のような違いがあります。

表現	意味	使用場面	敬意レベル
承知しました	内容を理解し、対応を引き受けた	上司・社内外メール全般	高
承りました	依頼・注文・要望を受けた	顧客対応・接客シーン	非常に高

つまり、「承知しました」は理解と受諾を表すのに対し、
「承りました」は正式に受け付けたという意味を強調する表現です。

たとえば、

「ご予約を承りました」→ お客様対応に適した丁寧表現
「資料の件、承知しました」→ 社内・ビジネスメールに適した表現

このように、「承知しました」は最も汎用性が高く、
社内外を問わずどんな相手にも使える“万能な返答”といえます。

ビジネスメールでの使い分け例文集

上司・取引先への返信

上司や取引先など、目上の人への返信では「承知しました」を使うのが最も自然で安全です。
「了解しました」は避け、「承知しました」「承知いたしました」のどちらかを選ぶと失礼になりません。

例文：

「ご指示いただいた内容、承知しました。ただいま準備を進めております。」
「ご連絡ありがとうございます。承知いたしました。確認の上、改めてご報告いたします。」
「会議の日程、承知しました。当日は資料をお持ちいたします。」

ここでのポイントは、「承知しました」のあとに具体的な行動を添えることです。
単に「承知しました」だけだと淡白に見えるため、
「対応いたします」「確認いたします」「進めます」などの言葉を加えるとより丁寧で印象が良くなります。

同僚・チーム内での連絡

同じ部署やチームメンバーなど、フラットな関係では「了解しました」でもまったく問題ありません。
むしろ「承知しました」よりも自然で、堅苦しさのない印象を与えます。

例文：

「その件、了解しました。スケジュールに反映しておきます。」
「資料の修正版、了解しました。明日共有しますね。」
「打ち合わせの時間変更、了解です。」（チャット限定）

ただし、「了解です」はあくまで社内の気軽な会話レベルにとどめましょう。
メールでは「了解しました」を使うほうが無難です。

「承知」「了解」以外の自然な返信例

同じ「わかりました」の意味でも、文章のトーンや相手との関係によっては、
他の言い回しを使うほうが自然な場合もあります。

例文：

シーン	自然な表現	ニュアンス
上司・取引先への正式な返信	かしこまりました	「承知しました」よりもやや格式が高い
依頼・注文を受けたとき	承りました	顧客対応や接客メールで最適
確認・検討を伝えるとき	確認いたしました	事実確認を伝える場合に便利
柔らかい受け答えをしたいとき	わかりました、ありがとうございます。	カジュアルながら丁寧

このように、「承知しました」と「了解しました」だけに頼らず、
シーンに合わせて言葉を使い分けることで、文章の印象が格段に良くなります。

状況別で見る「了解」と「承知」の使い分け表

どちらを使うべきか迷ったときは、「相手との関係」と「やり取りの目的」を基準に判断するとスムーズです。
以下の表では、代表的なビジネスシーンごとに自然な使い分けを整理しました。

状況	適した表現	理由・ポイント
上司・取引先など目上の相手	承知しました	敬意を込めた丁寧な返答。どんな相手にも無難。
同僚・後輩など社内の対等な関係	了解しました	カジュアルでフラット。社内のやり取りに最適。
顧客対応・接客メール	承りました	「依頼を受けました」の意味を強調できる。
チャットや口頭での軽い返信	了解です	口語的でスピーディ。内輪の会話向け。
注文や申し込みを正式に受けた時	かしこまりました	接客・販売・サービス業で最もフォーマル。
確認完了を伝える時	確認いたしました	「理解」よりも事実確認に適した表現。

このように、「承知しました」＝敬意を示す言葉、「了解しました」＝フラットな関係の言葉と覚えておくと簡単です。
特に社外メールでは、「了解しました」は少し軽く聞こえるため、基本的には「承知しました」を選びましょう。

また、職場の文化によっても「了解」が許容される範囲が異なります。
上司の使い方を観察しながら、社風に合わせて柔軟に切り替えるのもビジネススキルのひとつです。

よくある質問（FAQ）

Q1：「了解しました」と「承知しました」、どちらを使えば失礼になりませんか？
→ 迷ったときは「承知しました」を選ぶのが安全です。
「承知」は謙譲語に近く、上司や取引先など目上の相手に対しても失礼になりません。
一方「了解しました」は対等な立場で使う表現のため、目上に使うと軽く聞こえる可能性があります。

Q2：「承知しました」と「かしこまりました」はどう違うの？
→ 両方とも丁寧な言葉ですが、敬意の深さと使う場面が異なります。

表現	敬意レベル	主な使用シーン
承知しました	高（一般的なビジネス敬語）	上司・取引先・社外メール
かしこまりました	最上級（接客・顧客対応）	店舗・コールセンター・サービス業など

たとえば、社内やビジネスメールでは「承知しました」、
お客様やクライアント相手の接客では「かしこまりました」を使うと印象が良くなります。

Q3：「了解です」はビジネスでも使っていいの？
→ 社内チャット限定ならOKですが、メールや文書では避けるのが無難です。
「了解です」はカジュアルな口語表現であり、上司や取引先に使うと軽く感じられます。
メールや正式な返信では「承知しました」や「確認いたしました」を使いましょう。

Q4：「承知いたしました」と「承知しました」、どちらが丁寧？
→ 両方正しいですが、「承知いたしました」のほうがより丁寧です。
「いたしました」は謙譲語の「いたす」を使っており、フォーマルな印象になります。
ビジネスメールや取引先への文書では「承知いたしました」を使うと安心です。

Q5：「了解しました」を使っても問題ない相手は？
→ 社内の同僚や後輩、チームメンバーなど、フラットな関係であれば問題ありません。
ただし、初対面の相手や取引先など、相手の関係性がわからない場合は「承知しました」にしておくのが安全です。

まとめ

「了解しました」と「承知しました」は、どちらも「わかりました」という意味を持つ言葉ですが、使う相手や場面によって丁寧さの印象が大きく変わります。

基本の使い分けポイント

表現	敬意レベル	主な使い方	向いている相手
了解しました	やや丁寧（対等）	社内の連絡・フラットなやり取り	同僚・後輩
承知しました	丁寧（謙譲）	目上や取引先への返信	上司・顧客・社外
承知いたしました	より丁寧	フォーマルなメールや商談文書	取引先・公式文書
承りました	受け付け・依頼対応	サービス・接客対応	お客様対応